Nội dung khảo sát chung toàn Doanh nghiệp
Ý nghĩa:
Bảng Khảo sát chung toàn Doanh nghiệp là “bức X-quang toàn diện” đầu tiên của doanh nghiệp trước khi triển khai VSIC-ERP. Bảng này giúp:
+ Xây dựng lộ trình triển khai thực tế, ưu tiên module cần thiết, tránh lãng phí thời gian và chi phí custom hóa không cần thiết.
+ Phát hiện chính xác các điểm nghẽn chí mạng (thiếu nguyên liệu, OEE thấp, tồn kho dư thừa, OTD kém, quy trình lạc hậu…).
+ Xác định rõ khoảng cách giữa hiện trạng (As-Is) và trạng thái mong muốn (To-Be) theo best practice ERP.
Do It Smart!
S – Specific (Cụ thể) Mục tiêu là các quy trình cụ thể (Nhận đơn hàng, quản lý kho, lên Kế hoạch sản xuất, giám sát Tiến độ, tích hợp các bộ phận).
M – Measurable (Đo lường được) Các thông tin về tồn kho, về tiến độ thời gian,… đều đo lường được.
A – Achievable (Có thể đạt được). Những mục tiêu này đều cụ thể, dễ tiếp cận, đều có thể đạt được nếu doanh nghiệp quyết tâm làm.
R – Relevant (Liên quan / Phù hợp) Trong định hướng cải tiến hiệu suất hoạt động, các mục tiêu này đều có liên quan mật thiết, không thể tách rời với nhau và phù hợp để phân tích, cải tiến.
T – Time-bound (Có thời hạn) Ban giám đốc và Tư vấn VSIC phải đưa ra khung thời gian phù hợp để đạt được các mục tiêu. Lấy đó làm thước đo cho tính hiệu quả của việc triển khai VSIC-ERP.
|
STT |
Quy trình / Chức năng cụ thể |
As-Is (Hiện trạng – từ process map) |
To-Be (Quy trình mong muốn trên ERP – từ process map) |
Gap (Khoảng cách chính) |
Quyết định (Thay đổi / Customize / Bỏ qua) |
Ưu tiên (Cao / Trung bình / Thấp) |
Người chịu trách nhiệm |
Thời gian dự kiến khắc phục |
Chi phí ước tính (nếu customize) |
Ghi chú / Lý do quyết định |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
1 |
Nhận đơn hàng từ khách & chuyển cho kế hoạch |
Trưởng kinh doanh | ||||||||
|
2 |
Kiểm tra tồn kho & lập kế hoạch sản xuất |
Trưởng kế hoạch | ||||||||
|
3 |
Xử lý trường hợp thiếu nguyên liệu |
Trưởng mua hàng | ||||||||
|
4 |
Xuất kho nguyên liệu cho lệnh SX |
Thủ kho | ||||||||
|
5 |
Bắt đầu sản xuất & ghi nhận tiến độ |
Quản đốc sản xuất | ||||||||
|
6 |
Theo dõi tiến độ lệnh SX & cảnh báo trễ hạn |
PM dự án | ||||||||
|
7 |
Tích hợp với các bộ phận khác (QC, Bảo trì) |
Key user QC & Bảo trì |
Nội dung khảo sát cụ thể cho Bộ phận sản xuất
Ý nghĩa:
Khác với Nội dung khảo sát mang tính tổng quát của toàn doanh nghiệp, bảng Gap Analysis chi tiết cho bộ phận sản xuất là “bức X-quang chuyên sâu” của dây chuyền sản xuất – giúp phát hiện chính xác các điểm nghẽn chí mạng: lệnh SX chậm phê duyệt, ghi nhận hoàn thành thủ công, OEE thấp, downtime không rõ nguyên nhân, lỗi chất lượng tiềm ẩn… Từ đó xây dựng lộ trình tối ưu hóa quy trình sản xuất theo best practice ERP, đảm bảo triển khai VSIC-ERP đúng trọng tâm, ít custom, hiệu quả cao nhất.
Do It Smart!
|
STT |
Bước quy trình cụ thể |
As-Is (Hiện trạng – từ process map) |
Thời gian trung bình (As-Is) |
Công cụ / Phương pháp hiện tại |
Điểm đau lớn nhất (Pain Point) |
To-Be (Quy trình mong muốn trên ERP) |
Gap (Khoảng cách chính) |
Quyết định (Thay đổi quy trình / Customize ERP / Bỏ qua) |
Ưu tiên (Cao / TB / Thấp) |
Người chịu trách nhiệm |
Thời gian khắc phục dự kiến |
Chi phí ước tính (nếu customize) |
Ghi chú / Lý do quyết định |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
1 |
Nhận lệnh sản xuất từ bộ phận kế hoạch |
Zalo + giấy tờ + sổ tay |
Chậm nhận lệnh, dễ mất thông tin khi Zalo nhiều tin nhắn, không có traceability |
Thay đổi quy trình công ty |
Cao |
Trưởng kế hoạch |
Tháng 5/2026 |
Ưu tiên cao vì ảnh hưởng OTD | |||||
|
2 |
Kiểm tra tồn kho nguyên liệu & vật tư cho lệnh SX |
Excel + sổ tay |
Không realtime → thường thiếu đột xuất hoặc ứ đọng, lập kế hoạch không chính xác |
Thay đổi quy trình công ty |
Cao |
Trưởng kế hoạch |
Tháng 5–6/2026 |
MRP là core module ưu tiên | |||||
|
3 |
Xử lý trường hợp thiếu nguyên liệu |
Zalo + điện thoại |
Thiếu đột xuất → dừng sản xuất, không có cảnh báo tự động |
Thay đổi quy trình công ty |
Cao |
Trưởng mua hàng |
Tháng 6/2026 |
Tích hợp cảnh báo Zalo/app | |||||
|
4 |
Tạo lệnh sản xuất & phân công cho tổ/máy |
Excel + giấy tờ |
Thủ công, chậm phê duyệt, dễ mất lệnh, không theo dõi được realtime |
Customize nhẹ (workflow phê duyệt) |
Cao |
PM dự án |
Tháng 6/2026 |
Thêm bước duyệt điện tử | |||||
|
5 |
Setup máy & chuẩn bị sản xuất |
Thủ công |
Setup lâu → giảm năng suất khi đơn hàng nhỏ lẻ, dễ sai setup |
Thay đổi quy trình công ty |
Cao |
Quản đốc sản xuất |
Tháng 7/2026 |
Checklist digital + preset dao | |||||
|
6 |
Theo dõi tiến độ sản xuất trong ca |
Sổ tay + đi kiểm tra |
Không realtime → không biết máy nào chậm, phải hỏi liên tục |
Thay đổi quy trình công ty |
Cao |
Quản đốc sản xuất |
Tháng 7/2026 |
App mobile cho operator ghi nhận | |||||
|
7 |
Phát hiện & xử lý lỗi sản phẩm trong quá trình |
Sổ tay + QC thủ công |
Lỗi phát hiện muộn → rework nhiều, lãng phí nguyên liệu |
Thay đổi quy trình công ty |
Cao |
Trưởng QC |
Tháng 7–8/2026 |
In-process QC realtime | |||||
|
8 |
Ghi nhận hoàn thành sản phẩm & cập nhật tồn kho |
Sổ tay + Excel |
Mất thời gian, dễ sai số lượng, tồn kho không cập nhật kịp thời |
Thay đổi quy trình công ty |
Cao |
Key user sản xuất |
Tháng 7/2026 |
Tích hợp app mobile | |||||
|
9 |
Bàn giao sản phẩm hoàn thành cho kho hoặc khách hàng |
Phiếu giấy + sổ tay |
Thủ công, dễ sai số lượng, không traceability |
Thay đổi quy trình công ty |
Trung bình |
Quản đốc sản xuất |
Tháng 8/2026 |
Quét mã bàn giao | |||||
|
10 |
Theo dõi OEE & downtime máy trong tổ |
Không có |
Không biết máy nào hiệu suất thấp → khó cải thiện OEE |
Thay đổi quy trình công ty |
Trung bình |
Quản đốc sản xuất |
Tháng 8/2026 |
OEE realtime trên app |
Hãy thử nghiệm để cảm nhận sự khác biệt!
Demo hoạt động của Kế hoạch tiến độ dự kiến – Phương án 1
1. Ý nghĩa :
Để tăng tính trực quan và cảm nhận người dùng, VSIC-ERP trực tiếp khuyến khích người dùng chạy thử nghiệm Phương án 1 của Kế hoạch tiến độ dự kiến với các đặc tính sau.
Phương án này thiết kế nhằm đảm bảo cho người dùng khả năng chạy kiểm tra Kế hoạch tiến độ dự kiến vô hạn lần (n lần) để từ đó chọn ra Kế hoạch tiến độ sản xuất mà doanh nghiệp mong muốn.
+ Tiến độ sản xuất của các đơn hàng đang chạy dở dang được giữ nguyên, ngày giao hàng đã ấn định của các đơn hàng này là không đổi.
+ Các đơn hàng mới sẽ được sử dụng các nguồn lực còn lại chưa huy động một cách linh động để không làm ảnh hưởng Kế hoạch giao hàng đã xác nhận.
2. Báo cáo kiểm tra tiến độ dự kiến
Giả sử có 3 đơn hàng đang sản xuất : Không muốn thay đổi kế hoạch khi chạy có đơn hàng mới.
Ý nghĩa:
Báo cáo này có ý nghĩa vô cùng to lớn trong việc giúp doanh nghiệp xác định Kế hoạch tiến độ dự kiến đang chạy thử đã đạt điểm tối ưu hay chưa? Căn cứ các thông tin trên báo cáo này, doanh nghiệp có thể biết được:
+ Tiến độ sản xuất của các đơn hàng đang chạy dở dang được giữ nguyên.
+ Các đơn hàng mới sẽ được sử dụng các nguồn lực còn lại chưa huy động một cách linh động để không làm ảnh hưởng Kế hoạch giao hàng đã xác nhận.
+ Thời điểm đơn hàng được đưa vào sản xuất (thực tế-nếu áp dụng) và thời điểm hoàn thành, chênh lệch về thời gian so với ngày giao hàng đề xuất trong hợp đồng.
+ Phân tích sâu trong báo cáo còn cho phép thấy các đơn hàng sử dụng các nguồn lực như thế nào, hợp lý hay không, báo cáo sẽ tự động đề xuất (nhưng không thực hiện thay người sử dụng) các phương án tăng ca, tăng giờ máy, thời điểm mua sắm nguyên vật liệu phù hợp … Việc thay đổi các thông số nguồn lực đầu vào hay không hoàn toàn nằm trong quyền quyết định của người sử dụng, VSIC-ERP chỉ đề xuất nhưng không được phép thực hiện thay cho người sử dụng.
Kết quả báo cáo :
3. Kế hoạch nguồn lực
Ý nghĩa:
Kết quả trực tiếp của việc lựa chọn Kế hoạch tiến độ dự kiến, chấp nhận hay thay đổi các thông số đầu vào của các nguồn lực theo Báo cáo kiểm tra tiến độ dự kiến đề xuất là Kế hoạch nguồn lực.
+ Với Kế hoạch nguồn lực người sử dụng có thông tin về toàn bộ kế hoạch sản xuất.
+ Theo trình tự thời gian, các đơn hàng sẽ được bắc đầu sản xuất và kết thúc vào thời gian nào?
+ Quy trình sản xuất của từng đơn hàng bao gồm những công đoạn nào, bắt đầu lúc nào trên máy móc nào, kết thúc lúc nào tại máy móc nào?
+ Những bộ phận sản xuất, công nhân nào đứng máy sẽ tham gia vào quá trình sản xuất của một đơn hàng cụ thể, có nên thay thế hay điều chỉnh tiếp tục quy trình sản xuất sao cho tối ưu hay không …
+ Nếu chấp nhận Kế hoạch nguồn lực này, toàn bộ tiến độ sản xuất, quản lý lỗi gia công, bảo hành, bảo trì máy móc thiết bị, chấm công sẽ được chi tiết hoá để quản lý như thế nào?
Ví dụ:
Sau đây là thông tin chi tiết cụ thể về một đơn hàng để người sử dụng dễ dàng quan sát.
Demo hoạt động của Kế hoạch tiến độ dự kiến – Phương án 2
1. Ý nghĩa
Sau khi chạy thử nghiệm Phương án 1, chắc chắn bạn cũng muốn chạy thử nghiệm Phương án 2 của Kế hoạch tiến độ dự kiến xem có gì khác biệt?
Phương án này cũng được thiết kế nhằm đảm bảo cho người dùng khả năng chạy kiểm tra Kế hoạch tiến độ dự kiến vô hạn lần (n lần) để từ đó chọn ra Kế hoạch tiến độ sản xuất mà doanh nghiệp mong muốn nhưng mang tính linh động (flexible) cao hơn.
+ Tiến độ sản xuất của các đơn hàng đang kể cả các đơn hàng dở dang và đơn hàng mới đều được tính lại kể từ thời điểm chạy Kế hoạch tiến độ dự kiến, nhằm đảm bảo huy động một cách tối ưu nhất các nguồn lực của doanh nghiệp.
+ Do có sự phân bổ lại, điều động, sử dụng các nguồn lực nên chắc chắn Kế hoạch giao hàng đã xác nhận trước đây đều sẽ bị ảnh hưởng, một Kế hoạch giao hàng mới với các thời hạn hoàn thành mới sẽ được đề xuất để doanh nghiệp quyết định lựa chọn hay không.
2. Báo cáo kiểm tra tiến độ dự kiến
Ý nghĩa:
Báo cáo này có ý nghĩa vô cùng to lớn trong việc giúp doanh nghiệp xác định Kế hoạch tiến độ dự kiến đang chạy thử đã đạt điểm tối ưu hay chưa? Căn cứ các thông tin trên báo cáo này, doanh nghiệp có thể biết được:
+ Thời điểm đơn hàng được đưa vào sản xuất (thực tế-nếu áp dụng) và thời điểm hoàn thành, chênh lệch về thời gian so với ngày giao hàng đề xuất trong hợp đồng.
+ Phân tích sâu trong báo cáo còn cho phép thấy các đơn hàng sử dụng các nguồn lực như thế nào, hợp lý hay không, báo cáo sẽ tự động đề xuất (nhưng không thực hiện thay người sử dụng) các phương án tăng ca, tăng giờ máy, thời điểm mua sắm nguyên vật liệu phù hợp … Việc thay đổi các thông số nguồn lực đầu vào hay không hoàn toàn nằm trong quyền quyết định của người sử dụng, VSIC-ERP chỉ đề xuất nhưng không được phép thực hiện thay cho người sử dụng.
2. Kế hoạch nguồn lực
Ý nghĩa:
Kết quả trực tiếp của việc lựa chọn Kế hoạch tiến độ dự kiến, chấp nhận hay thay đổi các thông số đầu vào của các nguồn lực theo Báo cáo kiểm tra tiến độ dự kiến đề xuất là Kế hoạch nguồn lực.
+ Với Kế hoạch nguồn lực người sử dụng có thông tin về toàn bộ kế hoạch sản xuất.
+ Theo trình tự thời gian, các đơn hàng sẽ được bắc đầu sản xuất và kết thúc vào thời gian nào?
+ Quy trình sản xuất của từng đơn hàng bao gồm những công đoạn nào, bắt đầu lúc nào trên máy móc nào, kết thúc lúc nào tại máy móc nào?
+ Những bộ phận sản xuất, công nhân nào đứng máy sẽ tham gia vào quá trình sản xuất của một đơn hàng cụ thể, có nên thay thế hay điều chỉnh tiếp tục quy trình sản xuất sao cho tối ưu hay không …
+ Nếu chấp nhận Kế hoạch nguồn lực này, toàn bộ tiến độ sản xuất, quản lý lỗi gia công, bảo hành, bảo trì máy móc thiết bị, chấm công sẽ được chi tiết hoá để quản lý như thế nào?
Ví dụ:
Sau đây là thông tin chi tiết cụ thể về một đơn hàng để người sử dụng dễ dàng quan sát.
Cảm nhận sau khi chạy thử nghiệm qua 2 Phương án
VSIC-ERP được thiết kế để đáp ứng các yêu cầu khắt khe nhất của sản xuất, gia công cơ khí. Với sự thấu hiểu sâu sắc từng yêu câu đặc thù, tinh tế của các quy trình trình sản xuất, gia công cơ khí khác nhau trên nhiều loại máy móc thiết bị từ đơn giản đến phức tạp, chúng tôi cam kết đem đến cho Doanh nghiệp thêm nhiều tuỳ chỉnh vô giá trong thiết kế và quản lý hoạt động sản xuất, gia công cơ khí mà 2 Phương án thử nghiệm trên mới chỉ là những gì cơ bản nhất.
Vậy giờ đây, tất cả chỉ còn nằm chính trong quyết tâm thay đổi của bản thân doanh nghiệp, một lần nữa VSIC luôn cam kết cùng Quý vị: Do It Smart!
Phương án 1:
- Giữ Kế hoạch giao hàng ổn định, theo cam kết đã có.
- Chấp nhận việc các đơn hàng mới chỉ được sử dụng nguồn lực còn lại do mức độ ưu tiên thấp hơn so với các đơn hàng dở dang đã được ấn định ngày giao
- Tính tối ưu của Kế hoạch không cao bằng phương án 2.
Phương án 2:
- Thiết lập Kế hoạch giao hàng mới, thay thế cho kế hoạch cũ.
- Tiến độ của các đơn hàng dở dang và mới được tính toán lại để tối ưu các nguồn lực.
- Cần sử dụng SMART để tránh phải thương thuyết qua lại với khách hàng khi hạn giao hàng thay đổi.
